El estatuto que regula las relaciones laborales y los convenios colectivos establecen las condiciones para el reembolso de gastos. Aunque es una práctica legal, no debe implicar un perjuicio económico para el trabajador por cumplir con sus funciones.
Los viajes de empresa son fundamentales para el crecimiento y la coordinación interna de cualquier organización, pero en ocasiones generan complicaciones financieras para quien los realiza. Es común preguntarse antes de cubrir un vuelo o una comida de trabajo: ¿Tengo que emplear fondos personales para los gastos de la compañía?
La respuesta breve es que, si bien el método de «gastos a justificar» está contemplado y es habitual, la legislación ampara al trabajador para que estas situaciones no supongan una carga económica.
Qué establece la normativa en España
La regulación no se limita a una única disposición, sino que combina diversas leyes y pactos:
• Estatuto de los Trabajadores (Art. 40.6): Dispone que el personal que debe trasladarse a un lugar distinto a su residencia tiene derecho a recibir dietas y compensaciones por los costes que ello genere. El principio es claro: los riesgos y gastos de la actividad empresarial recaen en la empresa, no en el trabajador.
• Convenios Colectivos: Son determinantes y varían según el sector, ya sea hostelería, metalurgia, oficinas, etc. Algunos contemplan la posibilidad de adelantar dinero al empleado si lo solicita, mientras que otros establecen el reembolso luego de presentar justificantes.
• Jurisprudencia: Los tribunales han sentenciado en múltiples ocasiones que una empresa no puede exigir a un trabajador gastos que comprometan su subsistencia mínima, especialmente cuando el salario es reducido o el gasto es elevado.
Formas de compensación: ¿qué modalidad te corresponde?
Según el convenio o la política de la empresa, existen dos esquemas principales:
1. Dietas: Se asigna una cantidad fija diaria (por ejemplo, 50€ para alimentación) sin importar el gasto real. No se requieren comprobantes, solo acreditar el desplazamiento.
2. Gastos a justificar: Se paga al trabajador el importe exacto tras presentar las facturas o recibos correspondientes.
• Kilometraje: Cuando se utiliza el vehículo propio, se debe abonar una cantidad por kilómetro (exenta de IRPF hasta 0,26 €/km) que cubre los costes de combustible y desgaste.
Recomendaciones para cuidar tu economía
Si tienes previstos desplazamientos, ten en cuenta estas sugerencias para evitar inconvenientes:
• Solicita un anticipo: Cuando el viaje incluya gastos elevados como hotel o vuelos, tienes derecho a pedir que la empresa adelante el dinero o facilite una tarjeta corporativa.
• Exige facturas completas: Para evitar problemas fiscales y que la empresa pueda deducir el IVA, solicita siempre una factura con NIF y datos de la empresa en lugar de un ticket simplificado.
• Consulta la política de viajes interna: Allí se establecen los límites de gasto (por ejemplo, un máximo de 25€ por cena) para evitar que el reembolso sea denegado posteriormente.
En resumen, adelantar fondos es una práctica autorizada, siempre bajo la condición de que la empresa efectúe la devolución completa en un plazo razonable. Un retraso sistemático podría implicar un incumplimiento contractual.
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